Microsoft Excel এ স্প্রেডসিট তৈরী, ফর্মুলা ব্যবহার

এক্সেল ব্যবহার করে সাধারন স্প্রেডেসিট তৈরী, সেখানে ডাটা ব্যবহার এবং ফর্মুলা/ফাংশন ব্যবহার করার পদ্ধতি তুলে ধরা হচ্ছে এখানে।

এক্সেল চালূ করে নতুন একটি ওয়ার্কবুক তৈরী করুন এবং সেভ কমান্ড দিয়ে সেভ করে নিন।  সাধারন কাজগুলি উদাহরন হিসেবে ব্যবহারের জন্য ছবির মত কিছু তথ্য লিখুন। লেখার জন্য যে নিয়মগুলি মানতে হবে তা হচ্ছে;

.          শুরুতে ৪টি রো ফাকা রাখা হয়েছে নাম-ঠিকানা ইত্যাদি লেখার জন্য। যদিও লেখার পর রো বা কলাম যোগ করা যায় তাহলেও এভাবে শুরু করা ভাল।

.          B5 সেলে SL টাইপ করুন। ট্যাব অথবা রাইট-এরো চাপ দিন। লেখাটি সেখানে থাকবে এবং পয়েন্টার ডানপাশের সেলে (C5) যাবে।

.          C5 সেলে একইভাবে Description টাইপ করুন, অথবা আপনার যা প্রয়োজন হয় লিখুন। কোন সেলের পাশের দিক বড়-ছোট করার জন্য সেলের নামের ডানপাশের বার ড্রাগ করে পরিবর্তন করুন।

.          এই নিয়মে যাকিছু তথ্য প্রয়োজন লিখুন। লক্ষ করুন, প্রতিটি পন্যের মোট মুল্য টাইপ করা হয়নি। প্রতিটি পন্যের জন্য মুল্য ফর্মুলা ব্যবহার করে এবং সর্বমোট মুল্য ফাংশন ব্যবহার করে করা হবে।

ফর্মুলা ব্যবহার

৪৫ টাকা হারে ৬টি কালার পেনসিল এর দাম থাকার কথা F6 সেলে। D6 এবং E6 এই দুটি সেলের মানকে গুন করে সেটা পাওয়ার কথা।

.          F6 সেলে পয়েন্টার এনে টাইপ করুন =d6*e6
শুরুতে = চিহ্ন ব্যবহার লক্ষ করুন। ফর্মুলাকে সাধারন টেক্সট থেকে পৃথক করার জন্য এটা প্রয়োজন হয়।
ফর্মুলা টাইপ করে এন্টার চাপ দিলেই ফল দেখা যাবে। সাধারনভাবে সেলে ফল দেখা যাবে এবং সেলটি সিলেক্ট করলে ফর্মুলা-বারে ফর্মুলাটি দেখা যাবে। জটিল কাজের সময় অনেক সময় সেলে ফর্মুলা দেখার ব্যবস্থা করা হয়।

.          রেট এবং পরিমান এই দুটি মানের যে কোনটি পরিবর্তণ করলে সাথেসাথে ফল পরিবর্তণ হবে।

ফর্মুলা কপি করা

১ নং পন্যের জন্য মোট মুল্য যে ফর্মুলায় পওয়া গেছে তাকে কপি করে অন্য সেলে নিয়ে বাকি পন্যগুলির মুল্য পাওয়া যেতে পারে, বারবার ফর্মুলা লেখার প্রয়োজন নেই।

.          F6 সেল সিলেক্ট করে কপি কমান্ড দিন (Ctrl + C) সেলটির চারিদিকে মার্কি সিলেকসন থেকে জানা যাকে কাকে কপি করা হচ্ছে

.          F7 থেকে F9 পর্যন্ত সেলগুলি ড্রাগ করে সিলেক্ট করুন।

.          পেষ্ট কমান্ড দিন (Ctrl + V)

প্রতিটি পন্যের জন্য একই ফর্মুলা ব্যবহৃত হবে এবং তাদের জন্য মান পাওয়া যাবে।

ফর্মুলা কপি করার সময় রো থেকে রো-তে কিংবা কলাম থেকে কলামে কপি করা যায়। কলাম থেকে রো কিংবা রো থেকে কলাম কপি করা যায় না।

এখানে সহজ ফর্মুলা ব্যবহারের উল্লেখ করা হলেও যে কোন জটিল গানিতিক ফর্মুলা একই নিয়মে ব্যবহার করা যাবে।

ফাংশন ব্যবহার

এক্সেলে অনেকগুলি ফর্মুলা তৈরী করে দেয়া হয়। সেগুলি সরাসরি ব্যবহার করতে হয়, পরিবর্তণ করা যায় না। এদেরকে বলা হয় ফাংশন। গানিতিক, পরিসংখ্যান বিষয়ক বহু ফাংশন খুব সহজে কাজে লাগানো যায় এখান থেকে। যেমন যো করার ফাংশ SUM, গড় করার ফাংশন AVG ইত্যাদি

এখানে ফাংশন ব্যবহার করে ভিন্ন ভিন্ন পন্যের মানগুলির যোগফল মোট যোগফল হিসেবে ব্যবহার করা হচ্ছে।

.          F10 সেলে পয়েন্টার এনে টাইপ করুন =SUM(F6:F9)
এর অর্থ সেখানে F6 থেকে F9 পর্যন্ত সেলের মানগুলির যোগফল দেখাতে হবে।

কাজটি পুরো টাইপ না করে ভিন্নভাবেও করতে পারেন।

.          =SUM( টাইপ করুন

.          মাউস ব্যবহার করে F6 থেকে F9 পর্যন্ত ড্রাগ করে সিলেক্ট করুন।

.          এন্টার চাপ দিন (অথবা ফর্মুলাবারে টিক চিহ্নে ক্লিক করুন)।

স্প্রেডসিট যত বড় হোক আর ফর্মুলা যত জটিল হোক, এই সাধারন নিয়মে সেটা তৈরী করতে পারেন। একবার স্প্রেডসিট তৈরী করে সেখানে নতুন তথ্য বসিয়ে বারবার কাজে লাগাতে পারেন

স্প্রেডসিটের মুল কাঠামো এটাই। এরপর ফন্ট পরিবর্তন, লেখা এলাইন করা, লাইন ব্যবহার, রং পরিবর্তন ইত্যাদি কাজ নিশ্চয়ই করতে পারবেন (যদি ওয়ার্ড জানা থাকে)।