Microsoft Office Use Table মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে টেবিল ব্যবহার

টেবিল আকারে কিছু লেখার সুবিধে অনেক। এখানে তথ্যের এলাইনমেন্ট নিয়ে মাথা ঘামাতে হয় না, ফলে দেখতে যেমন সুন্দর, গোছানো হয় তেমনি তথ্যগুলি পড়া সহজ হয়। সেইসাথে কোন সংখ্যামান থাকলে সেগুলিকে যোগ করা বা অন্যান্য গানিতিক কাজ করার সুযোগও থাকে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে টেবিল তৈরী, তাকে ইচ্ছেমত পরিবর্তন করা যায় খুব সহজে। এমনকি প্রিন্ট করার সময় যদি টেবিলসহ প্রিন্ট নাও করেন (এতে সময় বেশি প্রয়োজন হয়) তাহলেও অনেকে টেবিল তৈরী করে সেখানে লেখেন।

টেবিল তৈরী করা যায় দুভাবে। মেনু থেকে অথবা টেবিল টুল ব্যবহার করে।

.          ডকুমেন্টে যেখানে টেবিল রাখতে চান সেখানে কার্সর আনুন।

.          মেনু থেকে Table – Insert – Table কমান্ড দিন এবং কলাম এবং রো এর সংখ্যা বলে দিন।
অথবা Insert Table টুলে ক্লিক করে মাউট চেপে ধরে থাকুন এবং ড্রাগ করে কতগুলি কলাম-রো চান সেটা সিলেক্ট করুন।

কলাম ছোট-বড় করা

টেবিল তৈরীর পর সবগুলি কলামের প্রস্থ সমান থাকে। অথচ তথ্য অনুযায়ী এগুলি বড়ছোট করা প্রয়োজন হয়। কোন কলাম বড় বা ছোট করার জন্য সেই কলামের ডানদিকের ভার্টিকাল লাইনের ওপর মাউস পয়েন্টার আনুন। দুদিকে তীরচিহ্ন বিশিষ্ট পয়েন্টার পাওয়া যাবে। কলাম ছোট করার জন্য ড্রাগ করে বামদিকে আনুন, কলাম বড় করার জন্য ডানদিকে ড্রাগ করুন।

পুরো টেবিলকে তথ্য অনুযায় মানানসই মাপে পাওয়ার জন্য টাইপ করার পর অটো-ফরম্যাট কমান্ড ব্যবহার করা যায়। একটু পরে এবিষয়ে বলা হচ্ছে।

টেবিলে টাইপ করা

টেবিলের প্রতিটি অংশকে বলা হয় সেল। কোন সেলে টাইপ করার সময় যে নিয়মগুলি মানতে হয় তা হচ্ছে,

.          লেখা বড় হলে নিজে থেকেই পরবর্তী লাইনে চলে যাবে।

.          এন্টার কি চাপ দিলে সেই সেলেই নতুন লাইন তৈরী হবে।

.          সাধারন টেক্সট এর মতই ফন্ট এর সবধরনের পরিবর্তন ব্যবহার করা যাবে।

.          ট্যাব কি চাপ দিলে কার্সর পরবর্তী সেলে যাবে।

.          টেবিলের শেষ সেলে কার্সর থাকা অবস্থায় ট্যাব কি চাপ দিলে নতুন রো তৈরী হবে।

নতুন রো বা কলাম তৈরী বা মুছে দেয়া

লেখার আগে বা পরে প্রয়োজনে কলাম বা রো এর সংখ্যা বাড়ানো এবং কমানো যায়। লেখার পর কলাম বা রো কমালে সেই সেলগুলির লেখা মুছে যাবে।

.          যে সেলের পাশে নতুন কলাম তৈরী করতে চান সেখানে ক্লিক করে কার্সর রাখুন।

.          কলামের বামে বা ডানে নতুন কলাম তৈরীর জন্য মেনু থেকে সিলেক্ট করুন Table - Insert Columns to the left  অথবা Table - Insert Columns to the Right

.          রো এর ওপরে বা নিচে নতুন রো তৈরীর জন্য মেনু থেকে সিলেক্ট করুন Table - Insert Rows above  অথবা Table - Insert Rows below

.          একটি রো কিংবা কলাম মুছে দেয়ার জন্য ক্লিক করে সেখানে কার্সর রাখুন। মেনু থেকে কমান্ড দিন, Table – Delete – Row (column)। একাধিক রো কিংবা কলাম ডিলিট করার জন্য ড্রাগ করে সেগুলি সিলেক্ট করে নিন।

সেল সংযুক্ত করা বা বিভক্ত করা

.          একটি সেলকে বিভক্ত করার জন্য সেই সেলে কার্সর রাখুন।

.          মেনু থেকে সিলেক্ট করুন Table – Split

.          ডায়ালগ বক্সে কয়টি কলাম বা রো-তে ভাগ করতে চান সেটা বলে দিন।

.          একাধিক সেলকে সংযুক্ত করার জন্য সেগুলি সিলেক্ট করুন এবং মেনু থেকে কমান্ড দিন, Table – Merge cells

বর্ডার ব্যবহার

টেবিলের চারিদিকে কিংবা কলাম এবং রো এর মাঝে লাইনগুলি কোন ধরনের হবে বলে দিতে পারেন বর্ডার এন্ড সেডিং কমান্ড ব্যবহার করে।

.          টেবিলের পুরোটা অথবা নির্দিষ্ট অংশ সিলেক্ট করুন

.          মেনু থেকে কমান্ড দিন Format – Borders and Shadings

.          মেনু থেকে পছন্দের ষ্টাইল, লাইনের ধরন ইত্যাদি সিলেক্ট করুন।

.          টুলবারে বাটন ব্যবহার করেও একাজ করা যাবে।

টেবিল অটোফরম্যাট

অটোফরম্যাট কমান্ড ব্যবহার করে আগে থেকে তৈরী ফন্ট, রং, ষ্টাইল ইত্যাদি ব্যবহার করতে পারেন। এদের সবগুলি টেবিলে প্রয়োহ করতে পারেন অথবা বিশেষ কয়েকটি প্রয়োগ করতে পারেন।

.          টেবিলটি সিলেক্ট করুন

.          মেনু থেকে কমান্ড দিন Table – Table AutoFormat

.          তালিকা থেকে পছন্দের ষ্টাইল বেছে নিন।

.          বিশেষ কিছু ফরম্যাট করতে না চাইলে সেটা থেকে টিক চিহ্ন উঠিয়ে তাকে বাদ দিন।

ফর্মুলা ব্যবহার

কোন কলামে যদি সংখ্যামান থাকে তাহলে সেগুলির যোগফল পেতে পারেন সরাসরি ফর্মূলা ব্যবহার করেই। কলামের মানগুলি যোগফল পাওয়ার জন্য;

.          শেষের সেলে (যেখানে যোগফল থাকবে) পয়েন্টার আনুন

.          মেনু থেকে সিলেক্ট করুন Table - Formula

.          নিজে থেকেই সেখানে যোগের ফর্মুলা (=SUM(ABOVE) দেখা যাবে।

.          অন্য ফর্মুলা ব্যবহারের জন্য Paste Function অংশ থেকে অন্য ফর্মুলা সিলেক্ট করুন।

.          ফর্মুলা সিলেক্ট করলেই ফলাফল পাওয়া যাবে।

টেবিল শর্ট করা

টাইপ করার সময় যেভাবেই করুন না কেন, টাইপের পর টেবিলের তথ্যগুলিকে বড় থেকে ছোট কিংবা ছোট থেকে বড় এই হিসেবে সাজিয়ে নেয়া যায়।

.          টেবিলকে সিলেক্ট করুন

.          মেনু থেকে কমান্ড দিন, Table – Sort

.          টেবিলের কলামগুলির জন্য যদি নাম থাকে তাহলে My list has Header Row সিলেক্ট করুন। অন্যথায় সেটিও শর্ট হবে।

.          কোন কলামের ভিত্তিতে শর্ট করবেন সেটি সিলেক্ট করুন।

.          বড় থেকে ছোট অথবা ছোট থেকে বড় শর্ট করতে চান সেটা সিলেক্ট করুন।

.          সেই কলামে একই তথ্য একাধিক থাকলে দ্বিতীয় কোন বিষয়টি শর্ট করবে সিলেক্ট করুন।

টেবিল সরানো

তৈরী টেবিল ডকুমেন্টে এক যায়গা থেকে আরেক যায়গায় সরানো প্রয়োজন হলে মাউস পয়েন্টারকে টেবিলের যে কোন যায়গায় আনুন। টেবিলের শুরুর কোনে চারদিকে তীরচিহ্ন বিশিষ্ট চিহ্ন দেখা যাবে। এটা ড্রাগ করে টেবিলকে যে কোন যায়গায় সরানো যাবে।

টেবিলের একেবারে ওপরের লাইনে মাউস পয়েন্টার আনলে নিচের দিকে তীরচিহ্ন বিশিষ্ট চিহ্ন দেখা যাবে। এটা ব্যবহার করে সহজে কলাম সিলেক্ট করা যাবে।